Hinweise zur Datenverarbeitung

Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre diesbezüglichen Rechte geben. Die Informationen gelten für alle Unternehmen der vitagroup-Unternehmensgruppe, mit denen Sie gegebenenfalls in Kontakt treten:

• vitagroup AG
• vitaphone GmbH
• vitasystems GmbH
• vitaservices GmbH & Co. KG
• vitagroup health intelligence GmbH (ehem. symeda GmbH)
• vitagroup corporate service GmbH

Diese Hinweise gelten für personenbezogene Daten von Personen, mit denen wir Vertrags- oder Geschäftsbeziehungen eingehen, sowie für personenbezogene Daten von Organen, Geschäftsführern, Key Account Managern oder anderen Mitarbeitern unserer Vertrags- oder Geschäftspartner, die wir im Rahmen von bestehenden oder sich anbahnenden Vertrags- und Geschäftsbeziehungen verarbeiten. Hierzu gehören u.a. bestehende oder potenzielle Zulieferer, Dienstleister, Kunden oder Berater sowie bestehende oder potenzielle Kooperationspartner oder anderweitige Partnerunternehmen.

Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen. Für die Datenverarbeitung verantwortlich ist das jeweilige Unternehmen der vitagroup-Unternehmensgruppe, mit dem Sie in Kontakt treten und dem Sie Ihre personenbezogenen Daten mitteilen:

vitagroup AG

Gottlieb-Daimler-Straße 8
68165 Mannheim
Telefon: +49 (0) 621 121 849-0
E-Mail: info@vitagroup.ag
Vorstand: Kamilo Kolarz

vitaphone GmbH

Gottlieb-Daimler-Straße 8
68165 Mannheim
Telefon: +49 (0) 621 40070-800
E-Mail: info.vitaphone@vitagroup.ag
Geschäftsführer: Kamilo Kolarz, Dr. Nils Hellrung

vitasystems GmbH

Gottlieb-Daimler-Straße 8
68165 Mannheim
Telefon: +49 (0) 621 121 849-0
E-Mail: info.vitasystems@vitagroup.ag
Geschäftsführer: Kamilo Kolarz, Dr. Nils Hellrung

vitaservices GmbH & Co. KG

Stadlerstr. 14a
09126 Chemnitz
Telefon: +49 371 2730 301
E-Mail: info.vitaservices@vitagroup.ag
Geschäftsführer: Emek Altun

vitagroup health intelligence GmbH  (ehem. symeda GmbH)

Hamburger Str. 273b
38114 Braunschweig
Telefon: +49 531 70220160
E-Mail: info.vhi@vitagroup.ag
Geschäftsführer: Dr. Nils Hellrung

vitagroup corporate service GmbH

Gottlieb-Daimler-Straße 8
68165 Mannheim
Telefon: +49 (0) 621 121 849-0
E-Mail: info@vitagroup.ag
Geschäftsführer: Kamilo Kolarz, Dr. Nils Hellrung

Kontaktdaten des betrieblichen Datenschutzbeauftragten

Der Datenschutzbeauftragte des jeweiligen Verantwortlichen ist unter den oben genannten Anschriften, zu Hd. Der Datenschutzbeauftragte, beziehungsweise unter folgenden E-Mail-Adressen erreichbar:

vitagroup AG
datenschutz@vitagroup.ag

vitaphone GmbH
datenschutz@vitaphone.de

vitasystems GmbH
datenschutz@vitasystems.de

vitaservices GmbH & Co. KG
datenschutz@vitaservices.de

vitagroup health intelligence GmbH (ehem. symeda GmbH)
datenschutz.vhi@vitagroup.ag

vitagroup corporate service GmbH
datenschutz.vcs@vitagroup.ag

Quellen und Arten personenbezogener Daten

Wir verarbeiten in erster Linie solche personenbezogenen Daten, die uns die betroffenen Personen im Rahmen von Vertrags- und Geschäftsbeziehungen selbst zur Verfügung stellen oder die wir von den jeweiligen Vertrags- und Geschäftspartnern erhalten (z.B. von Ihren Kollegen, mit denen wir bereits in Kontakt stehen), etwa im Rahmen der Bearbeitung einer Anfrage oder eines Auftrags. Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (wie z.B. Handelsregister, Presse, Internet) erheben oder von Dritten (z.B. Kreditauskunfteien, Geschäftspartner) erhalten. Auf eine Erhebung von personenbezogenen Daten aus Drittquellen werden wir gesondert hinweisen.

Relevante personenbezogene Daten sind insbesondere Ihre Personalien sowie andere Kontaktdaten, wie etwa:

• Anrede
• Titel
• Vorname
• Nachname
• Firmenname
• Abteilung
• Position
• Vorgesetzter
• Anschrift
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Mobiltelefon

Darüber hinaus können dies auch Vertrags- oder Auftragsdaten, Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen, Daten zu Ihrer Person (z.B. Geschäftsinteressen, Beruf, Branche, Aufgaben und Befugnisse) sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten sein.

Der Umfang der zu einer Person verarbeiteten Daten variiert dabei je nachdem, in welcher Funktion die Person uns gegenüber auftritt, etwa welche Position sie bei dem jeweiligen Geschäftspartner hat.

Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:

• Die Datenverarbeitung erfolgt zur Durchführung von mit Ihnen oder Ihrem Beschäftigungsunternehmen abgeschlossenen Verträgen oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO); hierzu gehören insbesondere:Kauf- und Lieferverträge (z.B. Bearbeitung von Anfragen, Authentifizierung von Vertragspartnern, Vorbereitung und Unterzeichnung von Vertragsdokumenten, Durchführung von An- und Verkäufen, Abrechnung und Abwicklung von Kaufpreiszahlungen);Dienstleistungs- und Werkverträge sowie anderweitige Auftragsverhältnisse (z.B. Bearbeitung und Sichtung von entsprechenden Angeboten und Anfragen; Authentifizierung von Vertragspartnern, Vorbereitung und Unterzeichnung von Vertragsdokumenten, Abwicklung von Zahlungen; Versendung von Informationsschreiben);
•  Weitere Datenverarbeitungen erfolgen aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO), beispielsweise zur Erfüllung steuerrechtlicher und anderer gesetzlicher Kontroll- und Meldepflichten, sowie der Prüfung durch Steuer- oder andere Behörden und zur Einhaltung von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen;
• In Einzelfällen verarbeiten wir Daten, weil Sie hierin ausdrücklich eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO), etwa in den Erhalt von Werbung per elektronischer Post und/oder Telefon;
• Außerdem verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO), namentlich zu folgenden Zwecken:
  optimale Kontaktbetreuung/-beziehung, auch bezüglich der Mitarbeiter unserer Geschäftspartner;Optimierung unserer Geschäftsprozesse, wie z.B. durch Führen einer Kunden-, Lieferanten- oder Interessenten-Datenbank, auch im Rahmen eines „Customer Relationship Managements“;Zentralisierung bzw. Auslagerung von Unternehmensfunktionen;Minderung von Ausfallrisiken in unseren Geschäftsprozessen durch Konsultation von Auskunfteien (wie z.B. Creditreform, Bürgel);Geltendmachung und Verteidigung rechtlicher Ansprüche;Marktforschungszwecke.

Empfänger personenbezogener Daten

Unter Umständen erfolgt (über die bereits zuvor genannten Fälle hinaus) eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten zu den oben genannten Zwecken; im Einzelnen:

• Wenn es zur Aufklärung oder Verfolgung rechtswidriger bzw. missbräuchlicher Vorfälle erforderlich ist, werden personenbezogene Daten an unsere rechtlichen Berater, die Strafverfolgungsbehörden sowie gegebenenfalls an geschädigte Dritte weitergeleitet. Dies geschieht jedoch nur dann, wenn konkrete Anhaltspunkte für ein gesetzwidriges bzw. missbräuchliches Verhalten vorliegen. Eine Weitergabe kann auch dann stattfinden, wenn dies der Durchsetzung von vertraglichen Regelungen zwischen uns und unseren Vertrags- und Geschäftspartnern dient.
• Wir sind zudem gesetzlich verpflichtet, auf Anfrage bestimmten öffentlichen Stellen Auskunft zu erteilen. Dies sind vor allem Strafverfolgungsbehörden, Behörden, die bußgeldbewährte Ordnungswidrigkeiten verfolgen und die Finanzbehörden.
• Sofern es für die Bearbeitung Ihrer Anfrage oder den Abschluss bzw. die Durchführung eines Vertrags- oder Geschäftsverhältnisses mit Ihnen erforderlich ist, sowie im Falle zentralisierter bzw. ausgelagerter Unternehmensfunktionen, können Ihre Daten für die Erfüllung der obengenannten Zwecke an mit uns verbundene Unternehmen, insbesondere an oben genannte Unternehmen der vitagroup-Unternehmensgruppe, weitergegeben werden. Detaillierte Informationen zur gemeinsamen Verarbeitung von Kundendaten innerhalb der vitagroup-Unternehmensgruppe finden Sie unten.
• Gelegentlich sind wir für die Erfüllung der in diesen Hinweisen zur Datenverarbeitung beschriebenen Zwecke bzw. zur Erbringung unserer Leistungen auf unter Umständen außerhalb der EU bzw. des EWR ansässige, vertraglich verbundene Fremdunternehmen oder anderweitige Kooperationspartner sowie externe Dienstleister angewiesen, beispielsweise Logistikunternehmen, IT-Dienstleister, Wirtschaftsberater und Finanzinstitute. In solchen Fällen werden Informationen an diese Unternehmen bzw. Einzelpersonen weitergegeben, um diesen die weitere Bearbeitung zu ermöglichen. Soweit es sich dabei um Stellen außerhalb der EU bzw. des EWR handelt, stellen wir ein angemessenes Datenschutzniveau, etwa durch den Abschluss entsprechender Verträge mit dem Datenempfänger, sicher.
• Im Rahmen der Weiterentwicklung unserer Geschäftstätigkeiten kann es dazu kommen, dass sich die Struktur unseres Unternehmens wandelt, indem die Rechtsform geändert wird, Tochtergesellschaften, Unternehmensteile oder -bestandteile gegründet, gekauft oder verkauft werden. Bei solchen Transaktionen werden die Kundeninformationen zusammen mit dem zu übertragenden Teil des Unternehmens weitergegeben. Bei jeder Weitergabe von personenbezogenen Daten an Dritte in dem vorbeschriebenen Umfang tragen wir dafür Sorge, dass dies in Übereinstimmung mit diesen Hinweisen zur Datenverarbeitung und den Datenschutzgesetzen erfolgt.

Gemeinsame Verarbeitung von Kundendaten innerhalb der vitagroup-Unternehmensgruppe

Das für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortliche Unternehmen der vitagroup-Unternehmensgruppe (siehe oben) verarbeitet Ihre Kundendaten in einer gemeinsamen Kunden-Datenbank. Die in der Datenbank gespeicherten und verarbeiteten Daten umfassen in der Regel Vor- und Nachname, Anrede, Titel, Anschrift, Telefonnummer, Faxnummer, E-Mail-Adresse, berufliche Position bzw. -Funktion sowie weitere für die Vertragsdurchführung erforderliche oder von Ihnen freiwillig angegebene Daten.

Rechtsgrundlage dieser gemeinsamen Datenverarbeitung ist unser berechtigtes Interesse, personenbezogene Kundendaten innerhalb der Unternehmensgruppe für interne Verwaltungszwecke zu übermitteln und zu verarbeiten (vgl. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO i.V.m. Erwgr. 48 DS-GVO). Entgegenstehende Interessen Ihrerseits als Kunde bzw. als dessen Mitarbeiter sind nicht ersichtlich; vielmehr dürften die geschilderten Interessen der Unternehmensgruppe, insb. die Gewährleistung einheitlicher Datenschutzstandards, auch in Ihrem Interesse liegen.

Die datenschutzrechtlichen Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten sind in einem Vertrag nach Art. 26 DS-GVO zwischen den Unternehmen der vitagroup-Unternehmensgruppe geregelt.

Wenn Sie als Kunde bzw. als dessen Mitarbeiter Ihre Betroffenenrechte geltend machen wollen, können Sie sich an jedes Unternehmen der vitagroup-Unternehmensgruppe (siehe oben) wenden.

Speicherdauer und Löschung der Daten

Die im Zusammenhang mit der Anfrage bzw. dem Vertragsverhältnis von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden regelmäßig bis zur vollständigen Abwicklung der Anfrage bzw. des Vertragsverhältnisses gespeichert und danach gelöscht, es sei denn, dass wir

• nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB oder AO – die Aufbewahrungsfristen betragen in der Regel 2 bis 10 Jahre) zu einer längeren Speicherung verpflichtet, oder
• nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO zur Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften (die Verjährungsfristen können hier maximal bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt) zu einer längeren Speicherung berechtigt sind, oder
• Sie in eine darüberhinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO eingewilligt haben.
• Bei den beschriebenen Fällen, in denen wir zu einer längeren Speicherung verpflichtet oder berechtigt sind, werden die betroffenen Daten für die weitere Verarbeitung gesperrt

Betroffenenrechte

Sie haben das Recht: auf Auskunft nach Art. 15 DS-GVO; auf Berichtigung nach Art. 16 DS-GVO oder auf Löschung nach Art. 17 DS-GVO; auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DS-GVO; auf Widerspruch gegen die Verarbeitung nach Art. 21 DS-GVO; auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DS-GVO; sich bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren, Art. 77 DS-GVO.

Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Im Rahmen unserer vorvertraglichen oder vertraglichen Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung und zur Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, Ihre Anfrage zu bearbeiten bzw. einen Vertrag mit Ihnen zu schließen, diesen auszuführen und zu beenden.

Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DS-GVO.

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DS-GVO

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an die zu Beginn dieser Hinweise angegebene E-Mail-Adresse des verantwortlichen Unternehmens.

Stand und Änderung dieser Hinweise zur Datenverarbeitung

Stand dieser Hinweise zur Datenverarbeitung ist der 23.06.2022. Die Weiterentwicklung des Datenschutzes oder unseres Unternehmens kann sich auch auf den Umgang mit personenbezogenen Daten auswirken. Wir behalten uns deshalb vor, diese Hinweise zur Datenverarbeitung künftig im Rahmen der geltenden Datenschutzgesetze zu ändern und gegebenenfalls an geänderte Datenverarbeitungsrealitäten anzupassen. Auf wesentliche, inhaltliche Änderungen werden wir Sie hinweisen.