Datenschutzerklärung für die E-Learning-Plattform unter academy.vitagroup.ag

1. Im Folgenden informieren wir Sie gemäß Art. 12 ff. DS-GVO über den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten bei der Nutzung unserer E-Learning-Plattform academy.vitagroup.ag. Diese Datenschutzerklärung erläutert insbesondere, welche Daten wir erheben und wofür wir sie nutzen. Zudem informiert sie Sie darüber, wie und zu welchem Zweck das geschieht.
2. Wir behandeln personenbezogene Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie auf Grundlage dieser Datenschutzerklärung. Die rechtlichen Grundlagen finden Sie insbesondere in der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) sowie im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
3. Wenn Sie diese E-Learning-Plattform nutzen, werden je nach Art und Umfang der Nutzung verschiedene personenbezogene Daten verarbeitet. Personenbezogene Daten sind Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt (z.B. mittels Zuordnung zu einer Online-Kennung) identifiziert werden kann. Darunter fallen beispielsweise Informationen wie Name, Adresse, E-Mail-Adresse sowie das Nutzerverhalten.

Verantwortlicher ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z.B. Namen, E-Mail-Adressen o.Ä.) entscheidet. Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DS-GVO und der geltenden nationalen Datenschutzgesetze (insb. BDSG) sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist (siehe auch unser Impressum):

vitagroup health intelligence GmbH
Hamburger Straße 273b
38114 Braunschweig
Telefon: +49 (0) 621 121 849-0
E-Mail: info@vitagroup.ag

Wir haben für unser Unternehmen einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten bestellt.

Diesen erreichen Sie unter:

Der Datenschutzbeauftragte
vitagroup AG
Gottlieb-Daimler-Straße 8
68165 Mannheim
E-Mail: datenschutz@vitagroup.ag

1.  Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft
• Recht auf Berichtigung oder Löschung
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit

2.  Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.

a) Registrierung und Nutzung

Für die Registrierung und Nutzung unserer E-Learning-Plattform benötigen wir zwingend folgende Daten von Ihnen:

• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Passwort (frei wählbar)
• Meta- und Kommunikationsdaten: Geräteinformationen (Anzahl aktive Geräte pro Nutzer), Browsertyp, Betriebssystem, besuchte Seiten/Trainings & Status, Ort und Zeit des Besuchs, Stimmungsbarometer.

Unsere E-Learning-Plattform beinhaltet zudem die sog. Community-Funktion. Diese bietet aktiven Nutzern die Möglichkeit, sich in einem geschützten Raum mit anderen Nutzern des gleichen Kundenaccounts auszutauschen und Kommentare zu hinterlassen. Nur Admins der Plattform und Nutzer des übergeordneten Kundenaccounts haben Zugriff auf die Informationen und Kommentare. Die in diesem Zusammenhang erhobenen und ausgetauschten Inhalte werden ebenfalls von uns verarbeitet.

Diese Daten werden benötigt, um Ihnen den Zugang zur Plattform und deren Nutzung zu ermöglichen, Ihre Zugriffsberechtigung zu prüfen, sowie Ihre Lernfortschritte und Kursaktivitäten zu speichern und ggf. Zertifikate auszustellen.

Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitung:

• Wenn Sie unser Kunde, Partner oder deren Mitarbeitenden sind: Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b) DS-GVO (Vertragserfüllung), Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO (berechtigte Interessen).
• Wenn Sie einer unserer Mitarbeitenden sind: § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG (Durchführung Beschäftigungsverhältnis), Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO (berechtigte Interessen).

b) Anzeige Ihres Profils in der Community

Wenn Sie möchten, können Sie in der Community Ihr Profil – individueller Benutzername, Info (optional, z.B. Rolle) sowie ein Profilbild (optional) – anzeigen lassen.

Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitung: Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DS-GVO (Einwilligung).

Sie können Ihre Profilangaben jederzeit eigenständig in den Profileinstellungen Ihres Nutzerkontos ändern, in deren Anzeige in der Community einwilligen oder Ihre Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen.

Zur technischen Bereitstellung und für den Betrieb unserer E-Learning-Plattform setzen wir Dienstleister ein. Diese werden nur nach unserer Weisung tätig und wurden gemäß Art. 28 DS-GVO vertraglich dazu verpflichtet, die datenschutzrechtlichen Bestimmungen einzuhalten.

Dabei werden Ihre personenbezogenen Daten zum Teil auch an Dienstleister übermittelt, die sich außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), also in Drittländern, befinden. Eine derartige Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Erfüllung der vertragsgemäßen Nutzung unserer Plattform. Wir achten darauf, dass auch dabei der Datenschutz ausreichend gewährleistet ist und die sog. Standardvertragsklauseln (SCC) der Europäischen Kommission zum Schutz personenbezogener Daten gem. Art. 46 Abs. 1, Abs. 2 lit. c) DS-GVO vertraglich vereinbart sind. Bitte wenden Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe 3.), wenn Sie hierzu nähere Informationen erhalten möchten.

Unser Dienstleister für den Betrieb der E-Learning-Plattform garantiert folgende technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherheit:

a) Vertraulichkeit

• Zutrittskontrolle: Daten werden bei zertifizierten Dienstleistern (Google Cloud, MongoDB) gespeichert, die Verschlüsselung, 2-Faktor-Authentifizierung und Zugriffsbeschränkungen nutzen.
• Zugangskontrolle: Authentifizierung über Google Cloud IAM und Firebase Security Rules. Zugriff nur für autorisierte Nutzer.
• Zugriffskontrolle: Individuelle Nutzerkennungen, Hash-Funktionen für Passwörter, regelmäßige Zugriffsprüfungen.

b) Integrität und Verfügbarkeit

• Datenintegrität: Regelmäßige Backups, Protokollierung aller Zugriffe, automatisierte Missbrauchsprüfung.
• Verfügbarkeit: Hochverfügbare Infrastruktur (SLA ≥ 99,999%).
• Pseudonymisierung: Einsatz von AES-SIV-Verschlüsselung, formaterhaltender Verschlüsselung und kryptografischem Hashing.

c) Datenschutz-Management

• Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der TOMs.
• Incident-Response-Management: Rasche Klärung von Datenschutzvorfällen.
• Unterstützung bei Betroffenenrechten: Memberspot unterstützt uns bei der Beantwortung von Anfragen nach Art. 12–22 DS-GVO.

1. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zudem, um sonstige gesetzliche Pflichten, die uns ggf. im Zusammenhang mit unserer Geschäftstätigkeit treffen, zu erfüllen. Hierzu zählen insbesondere handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dabei gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DS-GVO zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der wir unterliegen.
2. Zudem verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um unsere rechtlichen Ansprüche geltend machen und durchsetzen zu können. Ebenfalls verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um uns gegen rechtliche Ansprüche verteidigen zu können. Schließlich verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies zur Abwehr oder Verfolgung von Straftaten erforderlich ist. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten hierbei zur Wahrung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO, soweit wir rechtliche Ansprüche geltend machen oder uns bei rechtlichen Streitigkeiten verteidigen oder wir Straftaten verhindern oder aufklären.

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten zunächst für die Dauer, für die der jeweilige Nutzungszweck eine entsprechende Speicherung erfordert (vgl. oben zu den einzelnen Verarbeitungszwecken). Das schließt ggf. auch die Zeiträume der Anbahnung eines Vertrages (vorvertragliches Rechtsverhältnis) und der Abwicklung eines Vertrages mit ein. Auf dieser Grundlage werden personenbezogene Daten im Rahmen der Erfüllung unserer vertraglichen und/oder gesetzlichen Pflichten regelmäßig gelöscht, es sei denn, ihre befristete Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken erforderlich:

• Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, die sich z.B. aus dem Handelsgesetzbuch (§§ 238, 257 Abs. 4 HGB) und der Abgabenordnung (§ 147 Abs. 3, 4 AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen bis zu zehn Jahre.
• Erhaltung von Beweismitteln unter Berücksichtigung der Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 194 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

Im Rahmen unserer vorvertraglichen oder vertraglichen Geschäftsbeziehung hinsichtlich der Plattform müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Registrierung und Nutzung der Plattform sowie zur Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, Ihnen die Nutzung der Plattform zu ermöglichen.

Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung hinsichtlich der Plattform nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DS-GVO.

Soweit wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf die Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO stützen, können Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Bei Ausübung eines solchen Widerspruchs bitten wir um Darlegung der Gründe, weshalb wir Ihre personenbezogenen Daten nicht wie von uns durchgeführt verarbeiten sollten. Im Falle Ihres begründeten Widerspruchs prüfen wir die Sachlage und werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder Ihnen unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen.

Durch die Weiterentwicklung unserer Plattform oder aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf der Website unter Datenschutz (öffnet in neuem Tab) von Ihnen abgerufen werden.