Datenschutzhinweise für den Einsatz von Videokonferenzsystemen

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Videokonferenzsystemen informieren.

Bitte beachten Sie darüber hinaus auch unsere allgemeinen Hinweise zur Datenverarbeitung.

In unserem Unternehmen kommen verschiedene Videokonferenzsysteme zum Einsatz.

Dabei kann nicht ausgeschlossen werden, dass personenbezogene Daten auch an Konzernunternehmen des jeweiligen Anbieters mit Sitz in sog. Drittländern, insbesondere in den USA, transferiert werden:

Hinweis auf Verarbeitung Ihrer über ein Videokonferenzsystem erhobenen Daten in den USA durch dort ansässige Anbieter – EINWILLIGUNG:

Indem Sie Videokonferenzsysteme von Anbietern mit (Haupt-) Sitz in den USA nutzen (z.B. MS Teams), beispielsweise durch die Annahme einer Einladung zu einer entsprechenden Videokonferenz, willigen Sie zugleich gem. Art. 49 Abs. 1 Satz 1 lit. a DS-GVO ein, dass Ihre Daten in den USA verarbeitet werden. Die USA werden vom Europäischen Gerichtshof als ein Land mit einem nach EU-Standards unzureichendem Datenschutzniveau eingeschätzt. Es besteht insbesondere das Risiko, dass Ihre Daten durch US-Behörden, etwa zu Kontroll- und zu Überwachungszwecken, und möglicherweise ohne Rechtsbehelfsmöglichkeiten, verarbeitet werden können.
Ihre Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar.

Verantwortliche Stelle

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von Online-Meetings unter Einsatz der Videokonferenzsysteme steht, ist das jeweilige Unternehmen der vitagroup-Unternehmensgruppe (siehe unsere allgemeinen Hinweise zur Datenverarbeitung), das zu dem Online-Meeting einlädt.

Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck und deren Verwendung

Wir nutzen verschiedene Videokonferenzsysteme, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings oder Videokonferenzen durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). Dabei werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Datenverarbeitung hängt dabei auch davon ab, welche Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Online-Meeting mitteilen. Folgende Daten können erhoben und verarbeitet werden:

• Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, ggf. Passwort, Profilbild (optional).
• Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen.
• Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.
• Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
• Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Optionen des Videokonferenzsystems abschalten bzw. stumm stellen. Um an einem Online-Meeting teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

Wenn wir Online-Meetings aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das vorab transparent mitteilen und vorher um Ihre Einwilligung bitten. Erfolgt eine Aufzeichnung, wird Ihnen dies zudem in der Anwendung angezeigt.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung des Ablaufs und von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Dies ist jedoch in der Regel nicht der Fall. Auch diesbezüglich werden wir Ihnen das vorab transparent mitteilen und vorher um Ihre Einwilligung bitten.

Rechtsgrundlagen

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten des jeweiligen Unternehmens der vitagroup-Unternehmensgruppe verarbeitet werden, ist § 26 BDSG Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Zudem ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser berechtigtes Interesse besteht in diesen Fällen in der zeitgemäßen und effektiven Kommunikation der Beschäftigten untereinander sowie in dieser Art der Kommunikation mit angehenden oder bestehenden Geschäftspartnern. Des Weiteren dient der Einsatz des Videokonferenzsystems der allgemeinen Vereinfachung und Beschleunigung der Kommunikation mit unserem Unternehmen und seiner Geschäftspartner.

Soweit Online-Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden, ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b) DS-GVO Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Sollte keine vertragliche oder vorvertragliche Beziehung bestehen, ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO Rechtsgrundlage. Unser berechtigtes Interesse ist auch in diesen Fällen die zeitgemäße und effektive Kommunikation sowie die Vereinfachung und Beschleunigung der Kommunikation.

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht offenkundig zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus Online-Meetings – wie auch bei persönlichen, „analogen“ Besprechungen – häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu teilen, und diese damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Der jeweilige Anbieter des zum Einsatz kommenden Videokonferenzsystems erhält zur Ermöglichung der Erbringung seines Dienstes notwendigerweise Kenntnis der oben genannten Daten, soweit dies im Rahmen des mit dem Anbieter abgeschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrages bzw. den EU-Standardvertragsklauseln vorgesehen ist.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Wie bereits eingangs beschrieben, können auch Videokonferenzsysteme zum Einsatz kommen, bei denen nicht ausgeschlossen werden kann, dass Leistungen auch von Konzerngesellschaften des Anbieters mit Sitz in einem Drittland, insbesondere in den USA, erbracht werden. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit evtl. auch in diesem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter neben einem Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DS-GVO) auch die EU-Standardvertragsklauseln vereinbart, die grundsätzlich geeignet sind, ein angemessenes Datenschutzniveau zu garantieren. Dennoch benötigen wir vor dem Hintergrund der aktuellen Rechtslage zusätzlich Ihre Einwilligung gem. Art. 49 Abs. 1 S. 1 lit. a) DS-GVO für einen Datentransfer in die USA.

Hinsichtlich aller weiteren grundlegenden Datenschutzinformationen (insb. Betroffenenreche, Kontaktdaten des betrieblichen Datenschutzbeauftragten) bitten wir um Beachtung unserer allgemeinen Hinweise zur Datenverarbeitung.